65032, пр-т Шевченка, 4, м. Одеса, Україна

(0482) 42-98-20 iac@odessa.gov.ua

Автоматизація процесів діловодства і перехід до «без паперового» електронного документообігу підвищує ефективність роботи органів державної влади Одеської області

З метою виконання завдання «Впровадження системи електронного документообігу з використанням електронного підпису в структурних підрозділах облдержадміністрації, облраді, райдержадміністраціях, райрадах та сільських і селищних радах області» Регіональної програми інформатизації Одеської області на 2018-2020 роки «Електронна Одещина», затвердженої рішенням Одеської обласної ради від 14 березня 2018 року №658-VII, 07 серпня 2018 року в Одеській обласній державній адміністрації відбулася нарада з діловодами апарату та структурних підрозділів облдержадміністрації з питань впровадження автоматизованої системи діловодства «ДОКПРОФ 3» в дослідну експлуатацію.

«Голова Одеської обласної адміністрації Максим Степанов приділяє велику увагу впровадженню електронного документообігу в роботі органів державної влади. Це підвищує оперативність прийняття та реалізації управлінських рішень, їх прозорості та спрощенню бюрократичних процедур», – зазначив виконуючий обов’язків директора комунального підприємства «Обласний інформаційно-аналітичний центр» Вадим Жилін.

Впровадження електронного документообігу буде здійснено в декілька етапів.

Станом на теперішній час в Одеській облдержадміністрації використовуються три автоматизовані системи діловодства – «ДІЛО», «ДОКПРОФ» та «АСКОД», що створює певні незручності при роботі з документами. Тому на першому етапі буде здійснено перехід на використання в облдержадміністрації єдиної автоматизованої системи діловодства «ДОКПРОФ 3», що значно скоротить витрати на адміністрування та технічний супровід процесів діловодства. На другому етапі на використання єдиної автоматизованої системи діловодства перейдуть районні державні адміністрації області та сільські ради. На третьому етапі буде здійснено перехід безпосередньо на «безпаперовий» електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису.

Перед впровадженням системи «ДОКПРОФ 3» була проведена підготовча робота, зокрема, встановлені та налаштовані серверні та клієнтські компоненти системи, первинно заповнено базу даних відповідною інформацією, здійснено конвертацію даних з інших систем, що використовуються в облдержадміністрації, розроблено звіти та друковані форми, що використовуються в Управлінні діловодства та контролю облдержадміністрації.

Особливу увагу було приділено навчанню користувачів зазначеного програмного забезпечення. Були проведені як групові, так і індивідуальні інструктажі-тренінги для співробітників апарату та структурних підрозділів облдержадміністрації.

Вадим Жилін зазначив, що як свідчить досвід іноземних держав, впровадження електронного документообігу в державному управлінні дасть можливість заощадити в подальшому до 60 відсотків від загального обсягу коштів, які виділяються для забезпечення та підтримання документообігу на папері.